Du hast Dich im Rahmen Deiner Ausbildung bei der Abschlussprüfung für die klassische Variante, das Fallbezogene Fachgespräch entschieden? Gut. Hier füttern wir Dich mit nützlichem Input zum Ablauf der beliebteren Variante.

 

Die Inhalte in diesem Beitrag auf einen Blick:

Vorteile der klassischen Variante
Nachteile der klassischen Variante
Aufbau der mündlichen Prüfung Büromanagement
Link Tipp Prüfungsvorbereitung
Ablauf der klassischen Variante Büromanagement
Bewertung Deiner mündlichen Prüfung



mündliche Prüfung Büromanagement

Vor- und Nachteile

Bei der Entscheidung, wie du deine mündliche Prüfung ablegst, solltest du die jeweiligen Vor- und Nachteile sorgfältig abwägen. Im Folgenden haben wir für dich die Vor- und Nachteile des fallbezogenen Fachgesprächs als klassische Variante der mündlichen Prüfung zusammengestellt.

Vorteile der klassischen Variante

  • Der Zeitaufwand für die Reporterstellung im Vorfeld der Prüfung fällt weg. Du kannst dich ganz die Prüfungsvorbereitung  konzentrieren
  • Das Fachgespräch ist auf 20 Minuten begrenzt, das lässt sehr gut auf den Umfang der Aufgabe schließen.

Nachteile der klassischen Variante

  • Die Fachaufgabe kann sich auf sämtliche Aufgabenbereiche deiner Wahlqualifikation beziehen. Es ist daher eine sehr umfassende Vorbereitung notwendig.
  • Du musst damit rechnen, dass dir die Art der Aufgabenstellung sowie der Inhalt beider Aufgaben eventuell nicht zusagt. Trotzdem musst du sie in 20 Minuten erledigen können.
  • Der Stressfaktor während der Prüfung ist daher sehr hoch. Du wirst unbedingt volle Konzentration brauchen.

Aufbau der mündlichen Prüfung Büromanagement

 

Du hast dich für die klassische Prüfungsvariante anstatt der Reportvariante in deiner mündlichen Abschlussprüfung entschieden.

Bei der Prüfungsanmeldung hast du zwei Wahlqualifikationen angeben. Der Prüfungsausschuss entscheidet, in welcher dieser beiden du geprüft wirst. Er legt dir am Tag deiner mündlichen Prüfung zwei betriebliche Fachaufgaben vor und du suchst die für dich passende fallbezogene Aufgabe aus..

Zum Beispiel:

Die Wahlqualifikation – Einkauf und Logistik
Eine mögliche Aufgabenstellung könnte sein, du sollst einen neuen Mitarbeiter einarbeiten, sodass der neue Mitarbeiter nach der Einarbeitungszeit in der Lage ist, die Wareneingangskontrolle eigenständig durchzuführen.

Eine weitere Aufgabenstellung zu dieser Wahlqualifikation könnte sein, das du eine Lieferantenbewertung vornehmen sollst.
Du bekommst eine Vorbereitungs- und Bearbeitungszeit von 20 Minuten. Dir wird die Ausgangssituation, also die Darstellung der betrieblichen Fachaufgabe vorgegeben. Du stellst dir dazu folgende Fragen:

  • Was soll mit der Aufgabenstellung erreicht werden?
  • Kannst du die Zielsetzung bereits aus der Aufgabenstellung herauslesen?
  • Welche betrieblichen Abläufe und Prozesse sind für die Bearbeitung und die Zielsetzung relevant?

Hast du dich mit der Aufgabenstellung vertraut gemacht, beginnst du dich mit der Vorbereitungs- und Planungsphase zu beschäftigen. Du machst dir Gedanken darüber, welche Vorgesetzten und Kollegen, welche Materialien oder Hilfsmittel du mit einplanen musst. Hast du bereits einen Lösungsansatz im Kopf, überlege ob dieser auch umsetzbar ist. Achte darauf, ob in der Aufgabenstellung auf Zeitspannen hingewiesen wird, bspw. ob der neue Mitarbeiter innerhalb der Einarbeitungszeit von drei Monaten, in der Lage sein soll eigenständig den Wareneingang kontrollieren zu können. Berücksichtige auch immer den Kostenfaktor (Materialkosten, Arbeitsstunden, etc.).

Hast du diese beiden Phasen abgearbeitet, gehst du die Durchführung der Aufgabenstellung an. Du erklärst deine Herangehensweise und legst deine Entscheidungsgrundlagen dar. Du gehst auf deine festgelegten Arbeits- und Prozessschritte ein und begründest deinen gewählten Lösungsansatz. Hast du bei deiner Aufgabenstellung diverse Rahmenbedingungen oder Gesetzgebungen zu berücksichtigen, ist die Durchführungsphase der richtige Zeitpunkt dafür. Du hast die betriebliche Fachaufgabe mit deinem Lösungsansatz zu einem Ergebnis gebracht. Bewerte dein Ergebnis und die Aufgabenstellung aus deiner Sicht, gib ein kurzes Fazit. Hinterfrage dich hierbei, was lief gut und warum? Wo hattest du Schwierigkeiten? Was war für dich die größte Herausforderung? Gibt es aus deiner Sicht noch Verbesserungspotenzial?

Prüfungsvorbereitung Teil 2 - Büromanagement

Prüfungsvorbereitung Büromanagement

Ablauf der klassischen Variante Büromanagement

Unabhängig für welche Variante du dich entscheidest, der Ablauf der mündlichen Prüfung ist derselbe, du beginnst mit deiner kurzen Präsentation der betrieblichen Fachaufgabe. Du stellst die Aufgabenstellung/Ausgangssituation vor, zeigst den Lösungsweg auf und erläuterst dein Ergebnis. Für deine Darstellung stehen dir ca. 5 Minuten zur Verfügung.
Im Anschluss daran beginnt das fallbezogene Fachgespräch und der Prüfungsausschuss wird dir zu deiner ausgewählten Aufgabenstellung, gezielte Fragen stellen. Die Prüfungsfragen können sich grundsätzlich auch auf den gesamten Bereich der geprüften Wahlqualifikation beziehen.

 

 

Bewertung Deiner mündlichen Prüfung

 

Der Bewertungsmaßstab ist identisch mit der Reportvariante.
In dem fallbezogenen Fachgespräch geht es dem Prüfungsausschuss darum, deine berufliche Handlungskompetenz zu prüfen:

  • Lässt sich durch die Bearbeitung der Aufgabenstellung ableiten, dass du betriebliche Zusammenhänge, Schnittstellen, Prozesse und Problemstellungen erkennst?
  • Bist du flexibel, dich auf berufliche Situationen einzustellen und findest du eigenständig Lösungsansätze?
  • Bist du in der Lage strukturiert, logisch und zielgerichtet berufliche Aufgabenstellungen zu durchdenken und zu lösen?
  • Kannst du selbstständig Entscheidungen treffen, begründen und deine eigenen Handlungen realistisch einschätzen?
  • Erkennst du vor- und nachgelagerte Prozesse oder Schnittstellen und berücksichtigst die erforderlichen Rahmenbedingungen?

Du arbeitest in einer Dienstleistungsbranche die auf Kunden- und Serviceorientierung ausgerichtet ist, in deinem beruflichen Alltag musst du dich flexibel auf Situationen und Probleme einstellen können und eigenständig Lösungsansätze finden. Hierbei ist deine Analyse-, Entscheidungs- und Bewertungsfähigkeit gefragt. Mit der Bearbeitung der betrieblichen Fachaufgabe zeigst du, dass du dafür geeignet bist als Kauffrau für Büromanagement zu arbeiten.

 

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