Teil 1 der Abschlussprüfung Büromanagement

Allgemeine Fakten Abschlussprüfung Kauffrau für Büromanagement

 

Die Ausbildung zur Kauffrau für Büromanagement gibt es erst seit 2014 und  und ist dementsprechend ein relativ „neuer“ Beruf.  Im Prinzip entstand der Beruf dadurch, dass 3 Berufe zusammengefasst wurden. Näheres erfährst Du in diesem Beitrag.
Grundsätzlich wird die Prüfung immer von der IHK durchgeführt und auch abgenommen. Ferner wird das Abschlusszeugnis nach der bestandenen Prüfung auch von der IHK ausgestellt.

Wann findet Teil 1 der Abschlussprüfung Büromanagement statt?

 

Der erste Teil der Prüfung findet nach den ersten 18 Ausbildungsmonaten statt. Früher, als der Beruf noch nicht Kauffrau für Büromanagement hieß sondern Bürokauffrau oder Kauffrau für Bürokommunikation, wurde es als Zwischenprüfung bezeichnet, heute ist diese Prüfung in der Tat ein Teil der Gesamtprüfung und fließt auch in die Benotung der gesamten Prüfung ein.

Es wird in diesem Zusammenhang auch der Begriff gestreckte Abschlussprüfung verwendet, weil die beiden Termine vom ersten und vom zweiten Teil so weit auseinanderliegen, im Grunde genommen aber eine Prüfung darstellen.

Geprüft wird im Rahmen des ersten Teils die ersten 15 Monate der Ausbildung. Das betrifft sowohl die theoretischen als auch die praktischen Kenntnisse. Welche Fähigkeiten in den ersten 15 Monaten zu vermitteln sind, wird im Ausbildungsrahmenplan festgelegt.

Hauptpunkt der Prüfung liegt auf der Informationsbeschaffung und Informationsverarbeitung in innerbetrieblichen Angelegenheiten, zum Beispiel beim Materialeinkauf. Ebenfalls sollen gesetzliche Aspekte geprüft werden: Arbeitssicherheit, Arbeitsplatzgestaltung und vertragliche Grundsätze. Laut BBiG soll der Prüfling berufstypische und prozessbezogene Aufgaben bearbeiten.

Zuerst werden die Anmeldeunterlagen an das ausbildende Unternehmen geschickt. Dies geschieht ungefähr vier Wochen vor Anmeldeschluss. Das Unternehmen muss die Unterlagen zusammen mit dem Berichtsheft an die IHK versenden. Hierzu gibt es einen Termin, der sich Anmeldeschluss nennt. Danach erhält das Unternehmen die Zulassungsbestätigung von der IHK. Meistens liegt der Anmeldeschluss ein paar Monate vor dem Prüfungstermin.

 

Die Einladung zur Prüfung erfolgt ebenfalls über die zuständige IHK Stelle und wird ungefähr vier Wochen vor Prüfungstermin an den Azubi versandt. Meistens erfolgen pro Jahr zwei Prüfungen, um alle Situationen abzudecken. Zwar beginnen die meisten Ausbildungen im Herbst, aber um auch die anderen Fälle zum richtigen Zeitpunkt prüfen zu können, werden pro Jahr zwei Prüfungen vom Teil I abgehalten.

Wann genau die Prüfung stattfindet, kannst Du bei der IHK abfragen. Die meisten IHK´s veröffentlichen die Termine auf der Homepage.

Wie läuft der Teil I der Abschlussprüfung Büromanagement ab?

 

Der erste Teil der Prüfung findet an einem PC oder an einem Laptop mit externer Maus statt. Die Prüfung dauert 120 Minuten. Das Thema laut BBiG lautet: Büro- und Beschaffungsprozesse. Manchmal entscheiden sich die IHK´s eines Bundeslandes auch dafür, das Thema Informationstechnisches Büromanagement zu verwenden.

 

Dieses Thema wird mit 25 Prozent bewertet. Das bedeutet, dass die restlichen 75 Prozent im zweiten Teil der Prüfung abgefragt werden.

Während der Prüfung dürfen keine Fragen gestellt werden und es dürfen auch keine Hilfestellungen vom Prüfungsausschuss gegeben werden. Jeder Prüfling muss die Aufgaben selbstständig lösen.



Wie wird das Berichtsheft geprüft?

 

Das Berichtsheft muss zum Teil den Anmeldungsunterlagen für die Prüfung Teil I beigelegt werden. Der Prüfungsausschuss kontrolliert, ob die Ausbildung zeitlich und sachlich korrekt durchgeführt wurde. Allerdings werden im ersten Teil der Prüfung keine Fragen gestellt, die sich auf das Berichtsheft beziehen. Dies kommt dann erst bei der Prüfung Teil II – im mündlichen Teil.Trotzdem sollte das Berichtsheft bis zum Teil I der Prüfung ordentlich geführt worden sein und klar und deutlich hervorheben, dass die Ausbildung bisher richtig verlief.

Achtung: Nicht alle Kammern fordern Dein Berichtsheft bereits zum Teil 1 der Prüfung an, in der Regel bringt man sein Berichtsheft zur Teil 2, der mündlichen Prüfung mit. Alles abhängig von der zuständigen IHK.

Wann und wie erhalte ich das Ergebnis meiner Prüfung?

 

Das Ergebnis der Prüfung wird meist sechs bis acht Wochen nach der Prüfung zugestellt, es gibt ein Onlineportal der IHK. Die Zugangsdaten werden Dir rechtzeitig übermittelt. Bei Fragen hierzu kannst Du Dich auch gerne an Deine IHK wenden. Hier findest Du eine Liste aller in Deutschland vorhandenen IHK´s.



Wie hoch fallen die Gebühren aus?

 

Wie hoch die Gebühren ausfallen muss Dich erstmal nicht interessieren, die Gebühren übernimmt Dein Ausbildungsbetrieb für Dich. Solltest Du trotzdem Interesse haben und wissen wollen was so etwas kostet, kannst Du die Informationen der Internetseite der für Dich zuständigen IHK entnehmen. Alternativ erfrage die Gebühren telefonisch.

Auf den Internetseiten findest Du auch weitere Informationen, zum Beispiel Infos zum Ausfüllen der Anmeldeformulare. Auch das übernimmt in der Regel Dein Ausbildungsbetrieb für Dich. Ebenfalls kannst Du bei vielen IHK´s die nötigen Formulare über die Internetseite downloaden. Dies gilt auch für eine Wiederholung der Prüfung oder falls Du Dich vorzeitig zur Prüfung anmelden möchtest, sprich Deine Ausnildung verkürzen möchtest.

Tipp: Möchtest Du wissen unter welchen Umständen Du Du Deine Ausbildung als Kauffrau für Büromanagement verkürzen kannst? Dann lies unseren Beitrag zum Thema: Verkürzung Ausbildung Büromanagement

Welche Themen werden im Detail abgefragt?

 

Viele IHK Stellen bieten über die Homepage diverse Aufgabenstellungen an. Natürlich handelt es sich hierbei nur um Beispiele. Diese geben jedoch bereits einen Anhalt darüber, was ungefähr erfragt wird. So könnte es sein, dass Du selbstständig ein Formular für eine Hausmitteilung erstellen musst und dass Du hierin auch einen Text laut Anforderung erstellen musst.

Ebenfalls kann es passieren, dass Du ein Angebot erstellen müsst. Auch hierfür erhältst Du alle notwendigen Angaben. Meistens findest Du zu den Aufgabenstellungen auch Lösungshinweise im Netz. Auf diese Weise hast Du die Chance, Dich perfekt auf die Prüfung Teil I vorzubereiten. Was wir Dir an dieser Stelle ans Herz legen können ist eine Facebook Gruppe, in der sich zu den verschiednen Prüfungen ausgetauscht wird, schau doch mal hier vorbei.


Wie läuft die Abschlussprüfung Teil 1 Büromanagement ab?

 

Natürlich stellt jede IHK andere Anforderungen. Aus diesem Grund können wir hier nur ein Beispiel präsentieren:

So wird oft verlangt, dass alle Aufgaben im Microsoft Office durchgeführt werden. Mit welcher Version Du dann arbeitest, wird mit der Einladung zur Prüfung mitgeteilt.

Zu Beginn der Prüfung werden die Aufgabenbögen verteilt, auf denen alle Anweisungen enthalten sind. Nach dem Ende der Prüfungszeit müssen die Aufgabenbögen wieder zurück in den Umschlag gesteckt und abgegeben werden.

Alle Aufgaben müssen dann auf dem PC oder Laptop ausgeführt werden. Wie und wohin die Dateien gespeichert werden, verrät der Prüfer zu Beginn der Prüfung. So kommt entweder ein USB Stick oder ein Speicherplatz innerhalb eines Netzwerkes infrage. Hierfür wird dann für jeden Prüfling ein eigener Account oder Ordner erstellt. Der Azubi muss selbstständig die erstellten Dateien speichern und auch zwischendurch abspeichern. Sollte dies nicht gemacht werden und die Datei geht verloren, so gibt es keine Verlängerung der Prüfungszeit.

 

Am Ende der Prüfung werden die Dateien auf Anweisung vom Prüfer ausgedruckt. Welche Informationen noch zusätzlich gedruckt werden müssen, steht ebenfalls auf dem Aufgabenbogen. So könnte es sein, dass die Aufgaben mit der Feld- und der Formelfunktion gedruckt werden müssen.

Wie wird die Prüfung Teil I bewertet?

 

Wie oben erwähnt, wird die Prüfung Teil I mit 25 Prozent der gesamten Prüfung bewertet. Aber natürlich wird die Prüfung Teil I auch einzeln mit maximal 100 Punkten bewertet. Für ein einfacheres Bewerten können bis zu 200 Punkte vergeben werden, die am Schluss dann immer durch zwei geteilt werden. So erhältst Du dann wieder maximal 100 Punkte.

Meist kannst Du Dich vor der Prüfung darüber informieren, wie viele Aufgaben gestellt werden und mit welcher Punktzahl die einzelne Aufgabe bewertet wird. Oft ist es so, dass die Rechtschreibung mit 30 Punkten bewertet wird. Insgesamt betrachtet, erhalten alle einzelnen Aufgaben ungefähr die gleiche Punktzahl.

Ob Du während der Prüfung Hilfsmittel nutzen darfst, erfährst Du ebenfalls bereits mit den Einladungsunterlagen zur Prüfung.

Kann man bei der Prüfung durchfallen?

 

Nachdem die Prüfung Teil I in die Gesamtbewertung einfließt, kann man bei dieser nicht wirklich durchfallen. Die Prüfung zur Kauffrau für Büromanagement ist dann bestanden, wenn die Gesamtnote beider Teile mindestens ausreichend beträgt. Daher hast Du auch bei einer Sechs im ersten Teil die Chance, die gesamte Prüfung zu bestehen, wenn Du im zweiten Teil entsprechend gut abschneidest.

Die Gesamtnote ausreichend wird dann erzielt, wenn mindestens 50 Punkte vergeben wurden – alle Ergebnisse vom Teil I und Teil II zusammen gerechnet.

 

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