Allgemeine Informationen zum Teil 2 der Abschlussprüfung Büromanagement

 

Beim Teil II Büromanagement gilt wie beim Teil I: Jedes Bundesland hätte die Möglichkeit, sich in Bezug auf die zu prüfenden Themen nicht nach den Vorgaben im BBiG zu richten, sondern die Themen selbst festzulegen. Allerdings gilt dies nur für die Aufteilung, welches Thema beim Teil I und welches Thema beim Teil II geprüft wird.

Die im BBiG genannten Fächer müssen am Ende alle geprüft worden sein. Auch die Bewertungen, die im BBiG für die einzelnen Fächer genannt werden, müssen unbedingt eingehalten werden. Nur so wird auch das richtige Endergebnis errechnet, mit dem Du dann die Prüfungen hoffentlich bestanden hast 🙂

Abgesehen von den theoretischen und den praktischen Kenntnissen wird im zweiten Teil der Abschlussprüfung auch das Berichtsheft geprüft. Dieses wird gesichtet und sowohl nach dem Aussehen als auch nach dem Inhalt geprüft. Ferner werden manchmal auch Daten und Fakten aus dem Berichtsheft im zweiten Teil der Prüfung abgefragt. Dies ist auch ein Grund, weshalb Du Dein Berichtsheft immer sorgfältig führen solltest.

Logisch, dass auch die von der Berufsschule übermittelten Fähigkeiten und Kenntnisse im Rahmen des zweiten Teils überprüft werden.

Wann findet Teil 2 der Abschlussprüfung Kauffrau für Büromanagement statt?

 

Der zweite Teil der Abschlussprüfung findet kurz vor dem Ende der Ausbildungszeit statt. Je nachdem, wie lange diese dauerte, findet die Prüfung dann entweder im 24., 30. oder im 36. Monat statt. Das Prozedere ist gleich, wie bei Teil I:

Dein Ausbilder erhält die Unterlagen zur Anmeldung. Diese müssen sorgfältig und fristgerecht an die zuständige IHK Stelle gesandt werden. Anschließend wird die Zulassungsbestätigung an das Unternehmen geschickt. Der Prüfling erhält dann rechtzeitig die Einladung zur Prüfung.

Wichtig für alle, die die Ausbildungszeit verkürzt haben: Du musst auch in der verkürzten Zeit alle Fähigkeiten und Kenntnisse erlernen, die der Ausbildungsrahmenplan hergibt. Details dazu findest Du hier.

An welchem Datum Deine Prüfung genau stattfindet, kannst Du telefonisch bei der IHK erfragen – oder schau einfach auf der Website Deiner IHK nach. Dort werden auch die Termine für den Anmeldeschluss veröffentlicht. Des Weiteren findest Du dort noch einen weiteren Termin – und zwar den Termin wann Deine Report eingereicht werden müssen. Natürlich nur wenn Du Dich für das Einreichen von Reporten (Reportvariante Kauffrau für Büromanagement) entschieden hat.

Wie läuft Teil II detailliert ab?

Laut BBiG werden im Teil II die folgenden Fächer geprüft:

  • Kundenbeziehungsprozesse
  • Wirtschafts- und Sozialkunde
  • und die gewählte Wahlqualifikation

Für das erste Fach stehen Dir 120 Minuten, für das zweite Fach 150 Minuten und für das dritte Fach 60 Minuten zur Verfügung.

 

Zudem gelten die nachfolgenden Vorschriften/Bedingungen:

Die Kundenbeziehungsprozesse und das Fach Wirtschafts- und Sozialkunde werden schriftlich abgearbeitet. In allen Fächern musst Du betriebsbezogene Aufgaben erledigen und damit Deine Kenntnisse und Fähigkeiten beweisen. Für die Aufgaben, die am Computer erledigt werden müssen, gilt das gleiche wie bei Teil I: Es muss entweder ein Textverarbeitungs- oder ein Datenverarbeitungsprogramm verwendet werden. Meist kommen reguläre Microsoft Office Programme zum Zug. Allerdings hat es bisher nur sehr selten Computeraufgaben im Teil II der Abschlussprüfung gegeben. In aller Regel wird diese rein schriftlich durchgeführt.



Welche Regeln gibt es in Bezug auf die Wahlqualifikationen?

Die Wahlqualifikation wird in mündlich geprüft. Hier stehen dir zwei Varianten zur Auwahl:

Hier müssen nicht nur die Aufgaben bewältigt werden, vielmehr müssen die gefundenen Lösungen auch begründet werden. Ebenso musst Du kundenorientiert und serviceorientiert arbeiten und alle Grundsätze wirtschaftlicher, ökologischer und rechtlicher Aspekte beachten. Es findet bei jeder Variante ein zwanzigminütiges Fachgespräch statt. Du darfst dort deine erledigte Aufgabe 5 Minuten lang vorstellen. Der Prüfungssausschuss wird dir danach etwa 15 Minuten lang Fragen stellen.

Die klassische Variante – Das Fallbezogene Fachgespräch – Kauffrau für Büromanagement

Bei der klassischen Variante wählt der Prüfungsausschuss eine der beiden Wahlqualifikationen aus und stellt hierzu zwei Situationen. Von diesen beiden Aufgaben darfst Du eine auswählen. Um Dich darauf vorzubereiten, erhältst Du ca. 20 Minuten.

Welche der beiden Varianten bei der Prüfung verwendet werden darf, entscheidest Du, und zwar ungefähr sechs bis acht Monate vor der Prüfung.

Ob bei der Abschlussprüfung Teil II Hilfsmittel erlaubt sind, wird über die Unterlagen zur Einladung mitgeteilt.

Link Tipp: Solltest Du kurz vor Teil 1 der Abschlussprüfung stehen, solltest Du Dir jetzt schon das entsprechende Lernmaterial für Teil 2 der Abschlussprüfung besorgen.

Wir empfehlen Dir für die Vorbereitung auf das Fallbezogene Fachgespräch folgendes Prüfungsvorbereitungsbuch bei Amazon

Prüfungsvorbereitung Teil 2 - Büromanagement

Prüfungsvorbereitung Büromanagement

Die Reportvariante – Kauffrau für Büromanagement

 

Bei der Reportvariante muss für beide Fächer je ein Report an die IHK gesandt werden, der maximal drei Seiten umfassen darf.

Unter diesen beiden Reporten sucht sich der Prüfungsausschuss einen heraus, die Info über welchen Report Du bei der Prüfung berichten darfst erfährst Du erst am Tag Deiner Abschlussprüfung.

 

Über dieses Thema wird dann das fachbezogene Gespräch geführt. Die beiden Themen, für die Du die Reporte erstellst, müssen im Ausbildungsvertrag geregelt worden sein.

Link Tipp: Willst Du wissen wie Du den perfekten Report schreibst? Willst Du Dir Beispielreporte durchlesen?

Wir empfehlen Dir für die Vorbereitung auf den Report Kauffrau für Büromanagement:

 

Report Kauffrau für Büromanagement

Report Kauffrau für Büromanagement

Welche Wahlqualifikationen gibt es?

 

Im Folgenden findest Du die Übersicht aller Wahlqualifikationen des Ausbildungsberufes Kauffrau für Büromanagement inkl. der dazugehörigen Themenbereiche. Zu jedem der Themenbereiche gibt es festgelegte zu vermittelnde Kenntnisse und Fertigkeiten die Du während Deiner Ausbildung lernen musst. Hier die Übersicht:

 

  • Auftragssteuerung- und Koordination
    • Auftragsinitiierung
    • Auftragsabwicklung
    • Auftragsabschluss
    • Auftragsnachbearbeitung
  • kaufmännische Steuerung und Kontrolle
    • Finanzbuchhaltung
    • Kosten-und-Leistungs-Rechnung
    • Controlling
  • kaufmännische Abläufe in kleinen und mittleren Unternehmen
    • laufende Buchführung
    • Entgeltabrechnung
    • betriebliche Kalkulation
    • betriebliche Auswertungen
  • Einkauf und Logistik
    • Bedarfsermittlung
    • operativer Einkaufsprozess
    • strategischer Einkaufsprozess
    • Lagerwirtschaft
  • Marketing und Vertrieb
    • Marketingaktivitäten
    • Vertrieb von Produkten und Dienstleistungen
    • Kundenbindung und Kundenbetreuung
  • Personalwirtschaft
    • Personalsachbearbeitung
    • Personalbeschaffung und -entwicklung
  • Assistenz und Sekretariat
    • Sekretariatsführung
    • Terminkoordination und Korrespondenzbearbeitung
    • Organisation von Reisen und Veranstaltungen
  • Öffentlichkeitsarbeit und Veranstaltungsmanagement
    • Öffentlichkeitsarbeit
    • Veranstaltungsmanagement

Für den öffentlichen Dienst:

  • Verwaltung und Recht
    • Kunden- und Bürgerorientierung
    • Rechtsanwendung
    • Verwaltungshandeln
  • öffentliche Finanzwirtschaft
    • Finanzwesen
    • Haushalts- und Kassenwesen

 

Das ausbildende Unternehmen sucht sich unter den möglichen Wahlqualifikationen zwei heraus, die dann prüfungsrelevant sind. Diese Themen sind Bestandteil des Ausbildungsvertrages und müssen schriftlich festgesetzt werden.



Wann erhältst Du das Ergebnis Deiner Abschlussprüfung Büromanagement?

 

Das Ergebnis, ob Du bestanden hast oder nicht, erfährst Du noch am Tag Deiner mündlichen Prüfung, im direkten Anschluss nach dem Gespräch. Gleichzeitig erhältst Du eine entsprechende Bescheinigung für Deinen Arbeitgeber. Das detaillierte Ergebnis wird ungefähr eine Woche nach der Prüfung per Post zugesandt, bei einigen Kammen erhältst Du auch das detaillierte Zeugnis sofort.

Wichtig: Mit dem Bestehen der Abschlussprüfung endet automatisch dein Ausbildungsverhältnis. Sollte dein Ausbilder dich nach der Ausbildung weiter beschäftigen wollen, ist es wichtig, noch am Tag der Prüfung deinen Arbeitsvertrag dort zu unterschreiben, da du sonst in der Zeit zwischen Prüfung und Vertragsschluss offiziell arbeitslos bist.

Wie kannst Du Dich auf die Prüfung vorbereiten?

 

Manche IHK´s bieten sogenannte Prüfungsvorbereitungskurse an, schau doch einfach mal auf der Website der für Dich zuständigen IHK nach. Wenn Deine IHK keinen Kurs anbietet, bietet es sich auch an bei Nachbar IHK´s anzufragen. Einige Unternehmen übernehmen auch die Kosten für Dich. Einfach auf der Website nachschauen. Viele Unternehmen bieten aber auch eigenständig Kurse an, auch hier lohnt es sich zu fragen. Auch Deine Berufsschule bietet häufig Prüfungsvorbereitung über den Regelunterricht hinaus an.

Wir empfehlen dir ebenfalls diese Formelsammlung als Kauffrau für Büromanagement.

Wie wird die Prüfung Teil II bewertet?

 

Natürlich werden für die Berechnung der Endnote nicht alle Prüfungsteile gleich schwer gewichtet. Die Aufteilung der 4 Prüfungsteile sieht folgendermaßen aus:

  • 25 %: Informationstechnisches Büromanagement (Abschlussprüfung Teil I)
  • 30 %: Kundenbeziehungsprozesse (Abschlussprüfung Teil II)
  • 10 %: Wirtschaft und Sozialkunde (Abschlussprüfung Teil II)
  • 35 %: Fachaufgabe Wahlqualifikation (Abschlussprüfung Teil II mündlich

 

Die Prüfung ist dann bestanden, wenn das Gesamtergebnis min. ausreichend ergibt. Hierzu gibt es jedoch weitere Vorgaben: Es müssen in mindestens drei Fächern die Note ausreichend vergeben worden sein und in keinem Fach die Note ungenügend.

Insgesamt können 100 Punkte erreicht werden, die dann zu den folgenden Noten führen :

(Notenschlüssel der IHK)

92 – 100 Punkte = Note 1
81 – 92 Punkte = Note 2
67 – 81 Punkte = Note 3
50 – 67 Punkte = Note 4
30 – 50 Punkte = Note 5
0 – 30 Punkte = Note 6



Was kannst Du tun wenn Du nicht bestanden hast?

 

Wenn Du die Prüfung zur Kauffrau für Büromanagement nicht bestanden hast, dann darfst Du diese wiederholen, und zwar insgesamt zweimal. Bei dieser Prüfung kann auf Antrag das Fach oder die Fächer ausgeschlossen werden, in denen gute Noten erzielt worden sind. Wird die Prüfung wiederholt, dann läuft auch das Ausbildungsverhältnis weiter und in diesem Fall muss auch die Berufsschule weiterhin besucht werden. Selbstverständlich muss der Antrag auf Zulassung der Wiederholungsprüfung rechtzeitig gestellt werden, damit der nächste Prüfungstermin nicht verpasst wird. Für die Wiederholungen gibt es in der Regel keinen Sondertermin. Man muss also bis zum nächste regelmäßigen Prüfungstermin warten. Da aber Jahrgänge im Frühjahr und im Herbst in die Ausbildung starten, sind es oft nur 6 Monate Wartezeit.

Was steht im Abschlusszeugnis?

Im Abschlusszeugnis steht, dass Du die Prüfung bestanden hast und Dich geprüfte(r) Kauffrau/-mann für Büromanagement nennen darfst. Das Formular trägt die Bezeichnung Prüfungszeugnis nach § 37 Abs. 2 BBiG oder Prüfungszeugnis nach § 62 Abs. 3 BBiG in Verbindung mit § 37 Abs. 2 BBiG.

Als persönliche Daten wird der Vorname, der Nachname und auch das Geburtsdatum genannt.

Abgesehen von der Tatsache, dass die Prüfung bestanden wurde, wird noch die Gesamtnote und die Ergebnisse der einzelnen Fächer aufgelistet.

Neben dem Abschlusszeugnis der Kammer erhältst du außerdem ein Abschlusszeugnis der Berufsschule sowie ein formales Ausbildungszeugnis von deinem Ausbildungsbetrieb.

Kann man von der Prüfung zurücktreten?

In wichtigen begründeten Fällen ist es möglich, nach der Anmeldung zur Prüfung von dieser zurückzutreten. Dann wird die Prüfung als nicht abgelegt betrachtet und die Prüfung kann zu einem anderen Zeitpunkt wiederholt wird.

Findet der Rücktritt erst nach Beginn der Prüfung statt, dann wird die Prüfung als abgelegt definiert, es werden aber 0 Punkte vergeben. Ausnahme: Wenn ein wichtiger Grund für das Zurücktreten besteht, dann kann die Prüfung auch wiederholt werden.

Ein wichtiger Grund muss allerdings auch tatsächlich sehr wichtig sein. Wirst Du zum Beispiel krank, brauchst du ein ärztliches Attest, dass bestätigt, dass du nicht prüfungsfähig bist. Hast du bloß eine einfache Erkältung, kann es passieren, dass dein Arzt dir dieses nicht ausstellt. Auch bei Trauerfällen musst DU aufpassen. Diese gelten oft nur als wichtiger Grund, wenn es sich um ein Mitglied der engsten Familie, also Eltern oder Geschwister handelt.

Definitiv keine wichtigen Gründe sind Wetterlagen, kaputte Autos, Zugverspätungen und Ähnliches. Du musst in jedem Fall Sorge dafür tragen, pünktlich erscheinen zu können.

Kann die Prüfung vorzeitig abgelegt werden?

Unter bestimmten Voraussetzungen kann ein Antrag auf eine frühere Abschlussprüfung gestellt werden. Das wäre dann der Fall, wenn in der Berufsschule sehr gute Leistungen erzielt worden sind. Diese müssen per Zeugnis nachgewiesen werden und der Notenschnitt muss besser als 2,49 sein. Ebenso müssen die betrieblichen Leistungen als überdurchschnittlich bezeichnet werden.
Die vorgezogene Prüfung darf aber maximal sechs Monate vor der eigentlichen Prüfung stattfinden.

In diesem Zusammenhang müssen auch die Mindestausbildungsmonate beachtet werden, die stets erreicht werden müssen.

 

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