Allgemeine Informationen zum Teil 2 der Abschlussprüfung Büromanagement

 

Beim Teil II Büromanagement gilt wie beim Teil I: Jedes Bundesland hätte die Möglichkeit, sich in Bezug auf die zu prüfenden Themen nicht an die Daten im BBiG zu richten, sondern selbst festzulegen. Allerdings gilt dies nur für die Tatsache, welches Thema beim Teil I und welches Thema beim Teil II geprüft wird.

Die im BBiG genannten Fächer müssen dann aber alle geprüft worden sein. Und auch die Bewertungen, die in der BBiG für die einzelnen Fächer genannt werden, müssen unbedingt eingehalten werden. Nur so wird auch das richtige Endergebnis errechnet, mit dem Du dann die Prüfungen hoffentlich bestanden hast 🙂

Abgesehen von den theoretischen und den praktischen Kenntnissen wird im zweiten Teil der Abschlussprüfung auch das Berichtsheft geprüft. Dieses wird gesichtet und sowohl nach dem Aussehen als auch nach dem Inhalt geprüft. Ferner werden manchmal auch Daten und Fakten aus dem Berichtsheft im zweiten Teil der Prüfung abgefragt. Dies ist auch ein Grund, weshalb Du Dein Berichtsheft immer sorgfältig führen solltest.

 

Logisch, dass auch die von der Berufsschule übermittelten Fähigkeiten und Kenntnisse im Rahmen des zweiten Teils überprüft werden.

Wann findet Teil 2 der Abschlussprüfung Kauffrau für Büromanagement statt?

 

Der zweite Teil der Abschlussprüfung findet kurz vor dem Ende der Ausbildungszeit statt. Je nachdem, wie lange diese dauerte, findet die Prüfung dann entweder im 24., 30. oder im 36. Monat statt. Das Prozedere ist gleich, wie bei Teil I:

 

Das Unternehmen erhält die Unterlagen zur Anmeldung. Diese müssen sorgfältig und fristgerecht an die zuständige IHK Stelle gesandt werden. Anschließend wird die Zulassungsbestätigung an das Unternehmen geschickt. Der Prüfling erhält dann rechtzeitig die Einladung zur Prüfung.

 

Wichtig für alle, die die Ausbildungszeit verkürzt haben: Du musst auch in der verkürzten Zeit alle Fähigkeiten und Kenntnisse erlernen, die der Ausbildungsrahmenplan hergibt. Details dazu findest Du hier.

 

An welchem Datum Deine Prüfung genau stattfindet, kannst Du telefonisch bei der IHK erfragen – oder schau einfach auf der Website Deiner IHK nach. Dort werden auch die Termine für den Anmeldeschluss veröffentlicht. Des Weiteren findest Du dort noch einen weiteren Termin – und zwar den Termin wann Deine Report eingereicht werden müssen. Natürlich nur wenn Du Dich für das Einreichen von Reporten (Reportvariante Kauffrau für Büromanagement) entschieden hat.

Wie läuft der Teil II detailliert ab?

 

Laut BBiG werden im Teil II die nachfolgenden Fächer geprüft:

  • Kundenbeziehungsprozesse
  • Wirtschafts- und Sozialkunde
  • und die gewählte Wahlqualifikation

Für das erste Fach stehen Dir 120 Minuten, für das zweite Fach 150 Minuten und für das dritte Fach 60 Minuten zur Verfügung.

 

Zudem gelten die nachfolgenden Vorschriften/Bedingungen:

Die Kundenbeziehungsprozesse und das Fach Wirtschafts- und Sozialkunde werden schriftlich abgearbeitet. In allen Fächern musst Du betriebsbezogene Aufgaben erledigen und damit Deine Kenntnisse und Fähigkeiten beweisen. Für die Aufgaben, die am Computer erledigt werden müssen, gilt das gleiche wie bei Teil I: Es muss entweder ein Textverarbeitungs- oder ein Datenverarbeitungsprogramm verwendet werden. Meist kommen reguläre Microsoft Office Programme zum Zug.



Welche Regeln gibt es in Bezug auf die Wahlqualifikationen?

 

Hier müssen nicht nur die Aufgaben bewältigt werden, vielmehr müssen die gefundenen Lösungen auch begründet werden. Ebenso musst Du kundenorientiert und serviceorientiert arbeiten und alle Grundsätze wirtschaftlicher, ökologischer und rechtlicher Aspekte beachten. Zudem findet noch ein zwanzigminütiges Fachgespräch statt, auf das Du Dich kurz vorher in 15 min. vorbereiten darfst.

Im Grunde genommen gibt es zwei verschiedene Arten, wie die Wahlqualifikation geprüft wird:

Die klassische Variante – Das Fallbezogene Fachgespräch – Kauffrau für Büromanagement

 

Bei der klassischen Variante sucht sich der Prüfungsausschuss ein Thema von den beiden Wahlqualifikationen heraus und wählt  hierzu zwei Situationen.

 

Von diesen beiden Aufgaben darfst Du eine auswählen. Um sich darauf vorzubereiten, erhältst Du ca. 20 Minuten. Auch hier gilt, dass beide Themen vorher im Vertrag angegebenen werden mussten.

 

Welche der beiden Varianten bei der Prüfung verwendet werden darf, entscheidest Du, und zwar ungefähr sechs bis acht Monate vor der Prüfung.

 

Ob bei der Abschlussprüfung Teil II Hilfsmittel erlaubt sind, wird über die Unterlagen zur Einladung mitgeteilt.

Link Tipp: Solltest Du kurz vor Teil 1 der Abschlussprüfung stehen, solltest Du Dir jetzt schon das entsprechende Lernmaterial für Teil 2 der Abschlussprüfung besorgen.

Wir empfehlen Dir für die Vorbereitung auf das Fallbezogene Fachgespräch folgendes Prüfungsvorbereitungsbuch bei Amazon

Prüfungsvorbereitung Teil 2 - Büromanagement

Prüfungsvorbereitung Büromanagement

Die Reportvariante – Kauffrau für Büromanagement

 

Bei der Reportvariante muss für beide Fächer je ein Report an die IHK gesandt werden, der maximal drei Seiten umfassen darf.

Unter diesen beiden Reporten sucht sich der Prüfungsausschuss einen heraus, die Info über welchen Report Du bei der Prüfung berichten darfst erfährst Du erst am Tag Deiner Abschlussprüfung.

 

Über dieses Thema wird dann das fachbezogene Gespräch geführt. Die beiden Themen, für die Du die Reporte erstellst, müssen im Ausbildungsvertrag geregelt worden sein.

Link Tipp: Willst Du wissen wie Du den perfekten Report schreibst? Willst Du Dir Beispielreporte durchlesen?

Wir empfehlen Dir für die Vorbereitung auf den Report Kauffrau für Büromanagement:

 

Report Kauffrau für Büromanagement

Report Kauffrau für Büromanagement

Welche Wahlqualifikationen gibt es?

 

Im Folgenden findest Du die Übersicht aller Wahlqualifikationen des Ausbildungsberufes Kauffrau für Büromanagement inkl. der dazugehörigen Themenbereiche. Zu jedem der Themenbereiche gibt es festgelegte zu vermittelnde Kenntnisse und Fertigkeiten die Du während Deiner Ausbildung lernen musst. Hier die Übersicht:

 

  • Auftragssteuerung- und Koordination
    • Auftragsinitiierung
    • Auftragsabwicklung
    • Auftragsabschluss
    • Auftragsnachbearbeitung
  • kaufmännische Steuerung und Kontrolle
    • Finanzbuchhaltung
    • Kosten-und-Leistungs-Rechnung
    • Controlling
  • kaufmännische Abläufe in kleinen und mittleren Unternehmen
    • laufende Buchführung
    • Entgeltabrechnung
    • betriebliche Kalkulation
    • betriebliche Auswertungen
  • Einkauf und Logistik
    • Bedarfsermittlung
    • operativer Einkaufsprozess
    • strategischer Einkaufsprozess
    • Lagerwirtschaft
  • Marketing und Vertrieb
    • Marketingaktivitäten
    • Vertrieb von Produkten und Dienstleistungen
    • Kundenbindung und Kundenbetreuung
  • Personalwirtschaft
    • Personalsachbearbeitung
    • Personalbeschaffung und -entwicklung
  • Assistenz und Sekretariat
    • Sekretariatsführung
    • Terminkoordination und Korrespondenzbearbeitung
    • Organisation von Reisen und Veranstaltungen
  • Öffentlichkeitsarbeit und Veranstaltungsmanagement
    • Öffentlichkeitsarbeit
    • Veranstaltungsmanagement

Für den öffentlichen Dienst:

  • Verwaltung und Recht
    • Kunden- und Bürgerorientierung
    • Rechtsanwendung
    • Verwaltungshandeln
  • öffentliche Finanzwirtschaft
    • Finanzwesen
    • Haushalts- und Kassenwesen

 

Das ausbildende Unternehmen sucht sich unter den möglichen Wahlqualifikationen zwei heraus, die dann prüfungsrelevant sind. Diese Themen sind Bestandteil des Ausbildungsvertrages und müssen schriftlich festgesetzt werden.



Wann erhältst Du das Ergebnis Deiner Abschlussprüfung Büromanagement?

 

Das Ergebnis, ob Du bestanden hast oder nicht, erfährst Du noch am Tag Deiner Prüfung, im direkten Anschluss nach dem Gespräch. Gleichzeitig erhältst Du eine entsprechende Bescheinigung für Deinen Arbeitgeber. Das detaillierte Ergebnis wird ungefähr eine Woche nach der Prüfung per Post zugesandt, bei einigen Kammen erhältst Du auch das detaillierte Zeugnis sofort.

Wie kannst Du Dich auf die Prüfung vorbereiten?

 

Manche IHK´s bieten sogenannte Prüfungsvorbereitungskurse an, schau doch einfach mal auf der Website der für Dich zuständigen IHK nach. Wenn Deine IHK keinen Kurs anbietet, bietet es sich auch an bei Nachbar IHK´s anzufragen. Einige Unternehmen übernehmen auch die Kosten für Dich. Einfach auf der Website nachschauen. Viele Unternehmen bieten aber auch eigenständig Kurse an, auch hier lohnt es sich zu fragen.

 

Ansonsten haben wir Dir oben ja bereits zwei gute Bücher für die Vorbereitung empfohlen. Vielleicht auch nochmal an dieser Stelle, solltest Du Dich für das Fallbezogene Fachgespräch (klassische Variante) entscheiden empfehlen wir Dir dieses Buch. Hier findest Du die am häufigsten durch die IHK gewählten mündlichen Prüfungen mit vielen nützlichen Hinweisen. Solltest Du Dich für das Schreiben der Reporte, die Report-Variante entschieden haben können wir Dir dieses Buch ans Herz anlegen. Dort findest Du einige Themenvorschläge soweit Beispielreporte.

Wie wird die Prüfung Teil II bewertet?

 

In diesem Kapitel möchten wir die Bewertungen aller Fächer von Teil I und Teil II nennen:

  • Informationstechnisches Büromanagement 25 Prozent
  • Kundenbeziehungsprozesse 30 Prozent
  • Fachaufgabe Wahlqualifikation 35 Prozent
  • Wirtschafts- und Sozialkunde 10 Prozent

 

Die Prüfung ist dann bestanden, wenn das Gesamtergebnis min. ausreichend ergibt. Hierzu gibt es jedoch weitere Vorgaben: Es müssen in mindestens drei Fächern die Note ausreichend vergeben worden sein und in keinem Fach die Note ungenügend.

 

Die gewünschte mündliche Prüfung in einem Fach wird mit 2:1 bewertet. Das bedeutet, dass die Ergebnisse der anderen Fächer doppelt so hoch gewichtet werden wie die mündliche Prüfung.

 

Insgesamt können 100 Punkte erreicht werden, die dann zu den folgenden Noten führen :

(Notenschlüssel der IHK)

92 – 100 Punkte = Note 1
81 – 92 Punkte = Note 2
67 – 81 Punkte = Note 3
50 – 67 Punkte = Note 4
30 – 50 Punkte = Note 5
0 – 30 Punkte = Note 6



Was kannst Du tun wenn Du nicht bestanden hast?

 

Wenn Du die Prüfung zur Kauffrau für Büromanagement nicht bestanden hast, dann darfst Du diese wiederholen, und zwar insgesamt zweimal. Bei dieser Prüfung kann auf Antrag das Fach oder die Fächer ausgeschlossen werden, in denen gute Noten erzielt worden sind. Wird die Prüfung wiederholt, dann läuft auch das Ausbildungsverhältnis weiter und in diesem Fall muss auch die Berufsschule weiterhin besucht werden. Selbstverständlich muss der Antrag auf Zulassung der Wiederholungsprüfung rechtzeitig gestellt werden, damit der nächste Prüfungstermin nicht verpasst wird.

Was steht im Abschlusszeugnis?

 

Im Abschlusszeugnis steht, dass Du die Prüfung bestanden hast und Dich geprüfte(r) Kauffrau/-mann für Büromanagement nennen darfst. Das Formular trägt die Bezeichnung Prüfungszeugnis nach § 37 Abs. 2 BBiG oder Prüfungszeugnis nach § 62 Abs. 3 BBiG in Verbindung mit § 37 Abs. 2 BBiG.

Als persönliche Daten wird der Vorname, der Nachname und auch das Geburtsdatum genannt.

Abgesehen von der Tatsache, dass die Prüfung bestanden wurde, wird noch die Gesamtnote und die Ergebnisse der einzelnen Fächer aufgelistet.

Kann man von der Prüfung zurücktreten?

 

In wichtigen begründeten Fällen ist es möglich, nach der Anmeldung zur Prüfung von dieser zurückzutreten. Dann wird die Prüfung als nicht abgelegt betrachtet und die Prüfung kann zu einem anderen Zeitpunkt wiederholt wird.

Findet der Rücktritt erst nach Beginn der Prüfung statt, dann wird die Prüfung als abgelegt definiert, es werden aber 0 Punkte vergeben. Ausnahme: Wenn ein wichtiger Grund für das Zurücktreten besteht, dann kann die Prüfung auch wiederholt werden.

Kann die Prüfung vorzeitig abgelegt werden?

 

Unter bestimmten Voraussetzungen kann ein Antrag auf eine frühere Abschlussprüfung gestellt werden. Das wäre dann der Fall, wenn in der Berufsschule sehr gute Leistungen erzielt worden sind. Diese müssen per Zeugnis nachgewiesen werden und der Notenschnitt muss besser als 2,49 sein. Ebenso müssen die betrieblichen Leistungen als überdurchschnittlich bezeichnet werden.
Die vorgezogene Prüfung darf aber maximal sechs Monate vor der eigentlichen Prüfung stattfinden.

In diesem Zusammenhang müssen auch die Mindestausbildungsmonate beachtet werden, die stets erreicht werden müssen.

 

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